Protection des données à caractère personnel

Coordonnées du DPO de TESSI DOCUMENTS SERVICES

  • Adresse électronique : dpo.tessi@tessi.fr
  • Adresse postale : DPO TESSI : 45, rue Saint Jean de Dieu, 69007 Lyon

Catégories de Données Personnelles et Personnes concernées

Les Données relèvent de la catégorie de données suivantes :
Les données relatives à l’identification, dont notamment les données d’état civil (nom, prénom(s), date de naissance), les coordonnées postales et électroniques, le numéro de téléphone des Utilisateurs.

Finalités du traitement des Données à Caractère Personnel

Le PSRE* collecte les Données à Caractère Personnel de l’Utilisateur lors de sa navigation sur la Plateforme, sur la base de son consentement, soit de manière automatique, au moyen des cookies, soit via les formulaires de saisie d’informations présentés sur la Plateforme. Ces données sont collectées pour le compte des Expéditeurs. Les Données à Caractère Personnel de l’Utilisateur peuvent également être transmises au PSRE* par l’un ou l’autre des Intervenants.

Les Données à Caractère Personnel sont collectées via la Plateforme lorsque l’Utilisateur :

  • se connecte sur la Plateforme
  • consulte les pages de la Plateforme
  • saisit ses données dans les formulaires qui s’affichent sur la Plateforme

En ce qui concerne les formulaires de saisie d’informations affichés sur la Plateforme, les Données à Caractère Personnel dont la communication est obligatoire sont identifiées par un astérisque « *Champs obligatoires ». Le défaut de communication d’une Donnée Personnelle identifiée comme obligatoire provoquera la non-validation du formulaire en question. La création de l’Espace Destinataire ne pourra donc pas aboutir.

Les finalités des traitements que le PSRE* effectue pour le compte de l’Expéditeur sont les suivantes :

  • envoi des notifications par courriel
  • envoi des courriers dématérialisés (CSE et/ou LRE) via la Plateforme
  • gestion des Espaces Destinataires créés sur la Plateforme et des habilitations correspondantes
  • archivage des éléments liés au cycle de vie de chaque LRE
  • établissement de statistiques
  • conformité aux obligations légales du Règlement eIDAS quant à l’identification des Utilisateurs du Service d’Envoi de Lettres Recommandées Electroniques Qualifiées ou non

Cookies

Les Données à Caractère Personnel qui sont obtenues automatiquement à l’occasion de la connexion et/ou la navigation sur la Plateforme, notamment l’adresse IP du terminal de l’Utilisateur, et/ou par l’intermédiaire de fichiers informatiques stockés sur son terminal, communément appelés « cookies », sont utilisées uniquement à des fins de session utilisateur et ne sont donc pas soumis à l’autorisation préalable de l’Utilisateur. L’utilisation d’un cookie est définie comme suit :

  • il n’est pas persistant et n’est pas créé sur le disque de l’Utilisateur mais gardé en mémoire du navigateur
  • il n’est utilisé que pour le maintien de la session et ne contient pas de données personnelles
  • il n’est renvoyé qu’au serveur qui l’a créé et peut être chiffré dans le cadre de SSL (Secure Sockets Layer)

Elle permet au PSRE* de lier les actions d’un Utilisateur lorsque cela est nécessaire pour lui fournir le service qu’il demande et pour améliorer l’utilisation de la Plateforme. L’utilisation de cookies est nécessaire pour que les Utilisateurs aient accès aux Services de la Plateforme. Toutefois, ces derniers peuvent s’opposer à l’enregistrement des cookies en configurant les paramètres de leur navigateur.

Destinataires des Données Personnelles

Les Données à Caractère Personnel collectées sur la Plateforme sont réservées à l’usage de l’Expéditeur et de ses prestataires ou fournisseurs qui interviennent dans la gestion ou l’exécution du Service (les Intervenants ainsi que le gestionnaire technique et hébergeur de la Plateforme, fournisseur de service de télécommunication, service de back office du PSRE* …).
L’Expéditeur et/ou les Intervenants pourront être amenés à divulguer les Données Personnelles à des autorités compétentes dans le cadre des opérations visant à lutter contre toute activité pénalement répréhensible.

Durée de conservation

Les LRE et les Bordereaux de Preuves associés seront conservés et archivés pendant une durée minimum de sept (7) ans et de dix (10) ans maximum à compter de l’Avis de Mise à Disposition.
Cependant, les Données Personnelles permettant d’établir la preuve d’un contrat ou conservées au titre du respect d’une obligation légale peuvent être archivées conformément aux dispositions en vigueur (notamment celles prévues par le code de commerce et le code civil).
La durée de conservation des cookies n’excède pas treize (13) mois.

Sort des données à caractère personnel après le décès

Conformément à l’article 40-1 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (Loi Informatique et Libertés) modifiée, l’Utilisateur peut définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès. Ces directives peuvent être générales ou particulières.
L’utilisateur peut transmettre ses directives particulières concernant ses données personnelles collectées sur la Plateforme en s’adressant au DPO de TESSI DOCUMENTS SERVICES (cf. la rubrique « Coordonnées du DPO de TESSI DOCUMENTS SERVICES »).
Ces directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution. A défaut de désignation ou, sauf directive contraire, en cas de décès, les héritiers de l’utilisateur auront la qualité pour prendre connaissance de ses directives et demander leur mise en œuvre. L’Utilisateur peut modifier ou révoquer ses directives à tout moment.

Droit d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité des données

Conformément à la Loi Informatique et Libertés, l’Utilisateur bénéficie d’un droit d’accès, d’opposition, de rectification, de suppression et de portabilité de ses Données Personnelles. Il peut exercer son droit en s’adressant au DPO de TESSI DOCUMENTS SERVICES (cf. la rubrique « Coordonnées de TESSI DOCUMENTS SERVICES »). La demande devra indiquer le nom et prénom de l’Utilisateur, son adresse e-mail ou postale, être signée et accompagnée d’un un justificatif d’identité en cours de validité.

*PSRE: Prestataire de service de recommandé électronique